Analyst(in) für Daten, Dokumentation und Unterlagen zu Beschaffungs-verträgen (rfx1581424)

Fachliche Unterstützung im Beschaffungswesen (SME-Support)

• Bereitstellung fachlicher Beratung zu Beschaffungsunterlagen, Vertragsstrukturen, Vertragshierarchien und Vertragsbeziehungen sowie Fungieren als Eskalationsinstanz bei komplexen Anfragen zu Dokumentation und Informationen
• Durchführung unabhängiger Validierungen und Zweitprüfungen bei Bedarf
• Unterstützung des Projekts bei der Interpretation beschaffungsrelevanter Informationen sowie bei der Identifizierung geeigneter Nachweis- und Dokumentationsquellen

Untersuchung von Liefervertragsdokumentationen

• Unterstützung bei der Identifizierung, dem Abruf und der Validierung von Vertragsdokumenten und zugehörigen Beschaffungsunterlagen aus verschiedenen Repositories und Speicherorten
• Untersuchung fehlender, unvollständiger, veralteter oder inkonsistenter Liefervertragsdatensätze und Metadaten
• Unterstützung bei der Rekonstruktion von Vertragshierarchien und -beziehungen, wenn die Dokumentation über mehrere Systeme oder Repositories verteilt ist
• Identifizierung potenziell fehlender Vertragsbestandteile wie Anhänge, Nachträge, Änderungsaufträge, Leistungsbeschreibungen, Zeitpläne, Anlagen und Begleitdokumente
• Prüfung des Vertragsinhalts, um festzustellen, ob weitere zugehörige Dokumente oder Vertragsartefakte vorhanden sind und einer weiteren Untersuchung bedürfen

Artefaktermittlung und Informationsanalyse

• Unterstützung bei der Suche nach Beschaffungs- und Lieferantenmanagement-Artefakten im Beschaffungsbereich, darunter: Ausschreibungsunterlagen; Lieferantenprüfungsberichte; Due-Diligence-Dokumentation; Genehmigungsdokumentation; Governance-Dokumentation; Ergebnisse von Beschaffungsvorgängen; Vertragsunterlagen; Dokumentation zur Lieferantenintegration; Artefakte zur Risikobewertung im Beschaffungswesen
• Analyse eingehender Informationsanfragen und Festlegung des geeignetsten Untersuchungsansatzes
• Koordinierung der Suche über verschiedene Tools und Systeme, Repositories, Netzlaufwerke, SharePoint-Sites, E-Mail-Archive und Stakeholder-Gruppen hinweg
• Validierung der Ergebnisse und Bewertung, ob die gefundenen Dokumente die ursprüngliche Anfrage oder das Untersuchungsziel ausreichend abdecken

Gewährleistung von Datenqualität und Metadatenintegrität

• Überprüfung vertragsbezogener Metadaten auf Vollständigkeit, Konsistenz, Richtigkeit und Eignung für regulatorische Meldeprozesse
• Unterstützung von Massnahmen zur Verbesserung der Datenqualität in den Datenbeständen für Verträge, Lieferanten und Beschaffung
• Validierung von Informationen vor deren Übernahme in zentrale TPRM-Datensätze und Berichtsprozesse
• Identifizierung wiederkehrender Probleme bei der Datenqualität und Empfehlung von Korrekturmassnahmen
• Mitwirkung an der Etablierung nachhaltiger Standards für Dokumentation und Metadatenqualität

Stakeholder-Koordination

• Zusammenarbeit mit Procurement Operations, Administratoren der Vertragsdatenbank, Sourcing-Managern, Category Leads, Rechtsabteilungen sowie weiteren Fachexperten (SMEs) aus den Bereichen Einkauf und Technik
• Koordinierung von Abklärungen zur Schliessung von Informationslücken und zur Klärung von Fragen zur Dokumentation
• Unterstützung bei der Nachverfolgung offener Punkte, Abhängigkeiten und Eskalationsfälle
• Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation mit dem Projektkoordinator für den Einkauf sowie den jeweiligen Ansprechpartnern für TPRM (Third-Party Risk Management)
• Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung und Klärung zugewiesener Anfragen, Abklärungen und Aufgaben

Governance und kontinuierliche Verbesserung

• Teilnahme an regelmässigen Governance-Sitzungen zur Unterstützung des gesamten Sanierungsprogramms
• Bereitstellung von Fortschrittsberichten, Zusammenfassungen zu Problemstellungen, Risikobewertungen und Handlungsempfehlungen
• Eskalation von Themen, die eine Überprüfung oder Entscheidung durch die Führungsebene des Einkaufs erfordern
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit von Informationen, der Dokumentationsqualität, der Strukturen von Datenablagen sowie der allgemeinen Effizienz der Sanierungsmassnahmen
• Unterbreitung pragmatischer Verbesserungsvorschläge für Prozesse, Governance und Datenmanagement bei Feststellung systemischer Herausforderungen
• Analytische Unterstützung bei der Entwicklung nachhaltiger Zielprozesse für das Informationsmanagement in den Bereichen Vertragswesen und Einkauf

• Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Berufserfahrung in: Betriebswirtschaftslehre, Supply Chain Management, Beschaffung, Volkswirtschaftslehre, Informationsmanagement, Wirtschaftsrecht, Europäischem Bankwesen oder einem verwandten Bereich
• Fähigkeit, kommerzielle Vertragsstrukturen und zugehörige Dokumentationen zu verstehen und anzuwenden
• Ausgeprägte analytische, investigative und problemlösende Fähigkeiten
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem komplexen und dynamischen Umfeld zu managen
• Hohes Mass an Detailgenauigkeit und Engagement für Datenqualität und -genauigkeit
• Hervorragende Organisations-, Dokumentations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit funktionsübergreifenden Stakeholdern zusammenzuarbeiten
• Fähigkeit, Annahmen zu hinterfragen, Unstimmigkeiten aufzudecken und Probleme lösungsorientiert anzugehen
• 2–5 Jahre Berufserfahrung in mehreren der folgenden Bereiche: Beschaffungsprozesse, Vertragsmanagement, Vertragsverwaltung, Beschaffungs-Governance, Lieferantenlebenszyklusmanagement, Beschaffungsdatenmanagement, Lieferantendokumentationsmanagement, Beschaffungsexzellenz oder operative Unterstützung
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit: Kommerziellen Dienstleistungsverträgen, Vertragsdatenbanken und Dokumentationsstrukturen für Lieferverträge Metadaten- und Dokumentenmanagement für Lieferverträge
• Fundiertes Verständnis von Vertragsstrukturen und -beziehungen, einschliesslich: Rahmenverträge, Leistungsbeschreibungen, Nachträge, Ergänzungen, Anhänge, Änderungsaufträge, Zeitpläne und Anlagen
• Sehr gute Microsoft Excel-Kenntnisse
• Erfahrung in der Datenqualitätsprüfung, Informationsvalidierung und Datenbereinigung
• Fähigkeit zur Analyse von Vertragsdokumenten und zur Identifizierung von Zusammenhängen zwischen Vereinbarungen und zugehörigen Dokumenten
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Koordination mit verschiedenen Stakeholdern und zur Bearbeitung komplexer Informationsanfragen
• Hohe Kompetenz im Umgang mit grossen Dokumentenmengen bei gleichzeitig hoher Genauigkeit und Detailgenauigkeit

• Erfahrung im Banken- oder Finanzdienstleistungssektor, in der Versicherungsbranche oder einer anderen stark regulierten Branche
• Berührungspunkte mit: Third-Party Risk Management (TPRM); DORA; EU-DSGVO; Datenschutzrecht; Outsourcing-Governance; regulatorischem Meldewesen; Programmen zur operativen Resilienz; Programmen zur Überarbeitung von Lieferverträgen
• Erfahrung mit: Systemen für das Vertragslebenszyklus-Management (CLM); Source-to-Pay-Systemen; SharePoint; HCL Notes; ServiceNow; Beschaffungsdatenbanken (Repositories); Lieferantenmanagement-Plattformen; Dokumentenmanagementsystemen; Datenbanken
• Vertrautheit mit Konzepten zu Metadata Governance, Stammdatenmanagement und Information Lifecycle Management
• Praktische Erfahrung mit Datenbanken, Datenextraktionsverfahren und Konzepten zur systemübergreifenden Verknüpfung von Datensätzen
• Vorerfahrung bei der Unterstützung von Programmen in den Bereichen Fehlerbehebung/Sanierung (Remediation), regulatorische Compliance (Regulatory Readiness), Governance, Audit oder Datenqualität
• Erfahrung in der Aufbereitung von Unterlagen und Updates für Governance-Gremien, Lenkungsausschüsse und Reviews mit Führungskräften (Senior Stakeholder)
• Fähigkeit, Ansatzpunkte für Prozessvereinfachungen, die Optimierung von Datenbeständen (Repositories) und nachhaltige Verbesserungen der Datenqualität zu identifizieren
• Erfahrung in der Zusammenarbeit innerhalb von Matrixorganisationen mit zahlreichen Stakeholdern und konkurrierenden Prioritäten

• Bis zum 31.12.2026 mit Verlängerungsoption

• Fliessende Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Gute Deutschkenntnisse
• Spanischkenntnisse wären von Vorteil